Конфіденційність

Положення про обробку та захист
персональних даних у базах персональних даних,
власником яких є продавець

Зміст

1. Загальні поняття та сфера застосування.
2. Перелік баз персональних даних.
3. Ціль обробки персональних даних.
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних.
5. Місцезнаходження бази персональних даних.
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.
7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків, термін зберігання персональних даних.
8. Права суб'єкта персональних даних.
9. Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних.
10. Державна реєстрація бази персональних даних.
11. Загальні поняття та сфера застосування.
    1. Цим Порядком обробки персональних даних (далі – Порядок) визначено загальні вимоги щодо обробки та захисту персональних даних суб'єктів персональних даних, що обробляються повністю або частково із застосуванням автоматизованих засобів.
    2. Власники, розпорядники персональних даних самостійно визначають порядок обробки персональних даних з огляду на специфіку обробки персональних даних у різних сферах відповідно до вимог, визначених  Законом України «Про захист персональних даних».
    3. Вимоги цього Порядку враховуються під час розроблення кодексів поведінки щодо обробки персональних даних згідно зі  статтею 27 Закону.
    4. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

- база персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

- відповідальна особа - особа, яка організує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці відповідно до закону;

- власник бази персональних даних - фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

- державний реєстр баз персональних даних - єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;

- загальнодоступні джерела персональних даних - довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, що містять персональні дані, розміщені та опубліковані за згодою суб'єкта персональних даних;

- не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб'єкт персональних даних залишає свої персональні дані (крім випадків, коли суб'єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їхнього вільного розповсюдження та використання);

- згода суб'єкта персональних даних - будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;

- знеособлення персональних даних - вилучення відомостей, що дозволяють ідентифікувати особу;

- обробка персональних даних - будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, пов'язаних зі збором, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптацією, зміною, поновленням, використанням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;

- персональні дані - відомості або сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;

- розпорядник бази персональних даних - фізична чи юридична особа, якій власником бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані;

- не є розпорядником бази персональних даних особа, якій власником та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

- суб'єкт персональних даних - фізична особа, щодо якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;

- третя особа - будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, власника або розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якому власником чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних згідно із законом;

- особливі категорії даних - персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних союзах, а також дані, що стосуються здоров'я або статевого життя.

5. Це Положення є обов'язковим для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків.

2. Перелік баз персональних даних.
   1. Продавець є власником наступних баз персональних даних:

- база персональних даних контрагенти

3. Ціль обробки персональних даних.
   1. Метою обробки персональних даних у системі є зберігання та обслуговування даних контрагентів відповідно до статей 6,7 Закону України «Про захист персональних даних».
   2. Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання/одержання та здійснення розрахунків за придбані товари/послуги згідно з Податковим кодексом України, Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних.
   1. Обробка персональних даних здійснюється власником персональних даних лише за згодою суб'єкта персональних даних, за винятком тих випадків, коли така згода не потрібна згідно із Законом.
   2. Згода суб'єкта на обробку його персональних даних має бути добровільною відповідно до сформульованої мети їх обробки.
   3. Згода може надаватися суб'єктом у письмовій чи електронній формі, що дозволяє зробити висновок про надання. У разі надання згоди в електронній формі його доцільно засвідчувати електронним підписом суб'єкта персональних даних.
   4. Згода суб'єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
   5. Власник персональних даних, крім випадків, передбачених законодавством України, повідомляє суб'єкта персональних даних про склад та зміст зібраних персональних даних, його права, визначені Законом, цілі збору персональних даних та третіх осіб, яким передаються його персональні дані:

– у момент збору персональних даних, якщо персональні дані збираються у суб'єкта персональних даних;

- В інших випадках протягом тридцяти робочих днів з дня збору персональних даних.

Власник зберігає інформацію (документи), що підтверджують надання заявнику вищезгаданої інформації протягом усього періоду обробки персональних даних.

5. Місцезнаходження бази персональних даних.
   1. Зазначені у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.
   1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданими власнику бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.
   2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється прийняти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або не може їх забезпечити.
   3. Суб'єкт відносин, пов'язаних із персональними даними, подає запит про доступ (далі – запит) до персональних даних власнику бази персональних даних.
   4. У запиті вказуються:

- прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце знаходження) та реквізити документа, що засвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи – заявника);

- найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит; посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи – заявника);

- прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, щодо якої робиться запит;

- відомості про базу персональних даних, щодо якої подається запит, відомості про власника або розпорядника цієї бази;

- перелік запитуваних персональних даних;

- Мета запиту.

5. Термін вивчення запиту щодо його задоволення неспроможна перевищувати десяти робочих днів із дня надходження. Протягом цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволений або відповідні персональні дані не підлягають наданню із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів із дня надходження, якщо інше не передбачено законом.
6. Усі працівники інтернет-магазину «Сітімама» зобов'язані дотримуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних та інформації щодо рахунків у цінних паперах та обігу цінних паперів.
7. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. У цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, неспроможна перевищувати сорока п'яти календарних днів.
8. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.
9. У повідомленні про відстрочку зазначаються:

- прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;

- Дата відправлення повідомлення;

- Причина відстрочки;

- термін, протягом якого буде задоволено запит.

10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.
11. У повідомленні про відмову вказуються:

- прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;

- Дата відправлення повідомлення;

- причина відмови.

12. Рішення про відстрочку або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржене до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або до суду.

7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків, термін зберігання персональних даних.
   1. Власника бази персональних даних забезпечено системними та програмно-технічними засобами та засобами зв'язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, спотворенню, дробленню, копіюванню інформації та відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
   2. Відповідальна особа організує роботу, пов'язану із захистом персональних даних під час їх обробки відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом власника бази персональних даних. Обов'язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці, зазначаються у посадовій інструкції.
   3. Відповідальна особа зобов'язана:

- знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;

- розробити процедури доступу до персональних даних працівників відповідно до їх професійних або службових або трудових обов'язків;

забезпечити виконання працівниками Власника бази персональних даних вимогам законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Власника бази персональних даних щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних;

- розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за додержанням вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Власника бази персональних даних щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, повинен містити норми про періодичність здійснення такого контролю;

- повідомляти Власнику бази персональних даних про факти порушень працівниками вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Власника бази персональних даних щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних у строк не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;

- забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб'єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення зазначеного суб'єкта про його права.

4. З метою виконання своїх обов'язків відповідальна особа має право:

- отримувати необхідні документи, зокрема накази та інші розпорядчі документи, видані Власником бази персональних даних, пов'язані з обробкою персональних данных;

- робити копії з отриманих документів, зокрема копії файлів, будь-яких записів, які у локальних обчислювальних мережах і автономних комп'ютерних системах;

- брати участь в обговоренні виконуваних ним обов'язків організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних під час їх обробки;

- вносити на розгляд пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;

- вносити на розгляд пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;

- підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових (трудових) обов'язків зобов'язані дотримуватись вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних.
6. Працівники, які мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку, зобов'язані не допускати розголошення будь-яким способом персональних даних, які їм було довірено або стали відомі у зв'язку з виконанням професійних або службових, або трудових обов'язків. Таке зобов'язання залишається чинним після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, встановлених законом.
7. Особи, які мають доступ до персональних даних, у тому числі здійснюють їх опрацювання у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність відповідно до законодавства України.
8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але в жодному разі не довше терміну зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних.

8. Права суб'єкта персональних даних.
   1. Суб'єкт персональних даних має право:

- знати про місцезнаходження бази персональних даних, що містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) власника або розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим їм особам, крім випадків, встановлених законом;

- отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема, інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;

- на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;

- отримувати не пізніше ніж за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, що зберігаються;

- пред'являти мотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їх повноважень, передбачених законом;

- пред'являти мотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким власником та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно або є недостовірними;

- на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням або несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, які є недостовірними або ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;

- звертатись з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;

- застосовувати засоби правового захисту у разі порушення законодавства щодо захисту персональних даних.

9. Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних.
   1. Суб'єкт персональних даних має право отримання будь-яких відомостей себе у будь-якого суб'єкта відносин, що з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, встановлених законом.
   2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.
   3. Суб'єкт персональних даних подає запит на доступ (далі – запит) до персональних даних власнику бази персональних даних. У запиті вказуються:

- прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце знаходження) та реквізити документа, що засвідчує особу суб'єкта персональних даних;

- інші відомості, що дозволяють ідентифікувати особу суб'єкта персональних даних;

- відомості про базу персональних даних, щодо якої подається запит, відомості про власника або розпорядника цієї бази;

- Перелік персональних даних, що запитуються.

4. Термін вивчення запиту щодо його задоволення неспроможна перевищувати десяти робочих днів із дня надходження. Протягом цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома суб'єкта персональних даних – запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів із дня надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Державна реєстрація бази персональних даних.
    1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України "Про захист персональних даних".